Las claves para gestionar proyectos de manera eficaz, según Ariel Mikowski, Project Management Officer Leader de Fizzmod y Janis.
A la hora de manejar grandes proyectos, se necesita un equipo enfocado, coordinado y, principalmente, liderado por profesionales que puedan entender las necesidades y requerimientos de los clientes.
A su vez, este mismo líder, que es responsable por el producto final y que llamamos Product Owner o PO, debe poder traducir estas necesidades en tareas, organizarlas y asignarles una prioridad.
Te contamos en este artículo cuáles son los principales desafíos de una gestión de proyectos, sus beneficios, las claves a tener en cuenta y el caso de éxito Ametller Origen, cliente de la plataforma Janis, durante la pandemia.
Principales desafíos de la gestión de proyectos
“Uno de los desafíos más importantes es lograr que el cliente quede satisfecho con el trabajo realizado. Para esto, hay que articular una serie de situaciones con él y con el equipo interno. Lograr entender todo lo que desea y necesita pero, al mismo tiempo, darse la vuelta para poder traducirlo eficazmente en tareas y actividades al equipo de trabajo que lo va a desarrollar”, nos cuenta Ariel.
Una vez que se obtiene este conocimiento, el PO debe seguir una serie de pasos:
- Realizar un refinamiento de las tareas con el equipo para lograr que sean entendibles por quien va a terminar desarrollándolas.
- Luego, priorizarlas e ingresarlas en la organización del equipo en un determinado sprint o ciclo de trabajo (de una o dos semanas).
- Existe una etapa de “negociación” con los otros PO en este momento, debido a la existencia de tareas de otros proyectos que también deben priorizarse y organizarse, donde el PO deberá tratar con su equipo de trabajo y definir el orden de las tareas según su jerarquía.
Otro desafío clave que debe enfrentar un PO con el cliente es analizar lo que busca y tratar de orientarlo o encaminarlo hacia la opción más beneficiosa para él. Se establece en este sentido una especie de asesoramiento o consultoría.
Ariel Mikowski, PMO de Fizzmod y Janis
“Intentamos encontrar oportunidades para ofrecerle al cliente que puedan mejorar la calidad de sus productos y servicios, o bien la actividad en la operación, a través de procesos o cuestiones que encontremos. Un buen ejemplo de esto es proponer la implementación de una funcionalidad de la plataforma Janis si observamos que le falta y la necesita”, sostiene Ariel.
Los beneficios de una buena gestión
“Sin gestión no hay organización, lo que significa que los proyectos quedarían a la deriva. Nuestra principal función como POs es ‘gestionar el caos’, lograr armonizar de alguna manera todas las actividades para llegar al objetivo de la mejor manera posible”, explica el PMO de Fizzmod y Janis.
Implementar una gestión de proyectos eficaz es importante para trabajar con grandes clientes hoy en día porque:
- Grandes clientes tienen grandes complejidades
- Surgen dificultades, dado que algunas empresas no están acostumbradas a un marco de trabajo ágil
- Muchas veces no son ágiles en su propio funcionamiento
“Es muy importante estar siempre atento a los cambios, no ‘descansar’ en lo que ya está implementado, mantenerse abierto a sugerencias y propuestas con todos los equipos para mejorar el trabajo. Aceptar alternativas e ideas es fundamental para poder crecer y proyectar resultados innovadores”, recomienda Ariel.
“Tampoco es bueno confiar en que si hay algo escrito en un libro, es definitivamente útil para una compañía. Es importante tener cierto criterio para saber identificar si algo puede o debe adaptarse, o puede aplicarse tal y como está establecido”, añade.
La metodología Fizzmod
La forma de trabajo de la compañía está basada en el marco de trabajo ágil Scrum, adaptado a la realidad de la empresa, con sus particularidades y cultura organizacional.
Este marco de trabajo nos otorga la ventaja de poder ofrecer, a través de la filosofía incremental , un valor agregado al producto en forma periódica, y en caso de ser necesario, hacer correcciones en el proceso. Si un cliente no queda conforme con lo entregado, el marco ágil permite “recalcular” y poder realizar cambios, a un bajo costo.
Ametller Origen (España): un ejemplo de cómo hacer frente a la demanda durante la cuarentena
La herramienta de gestión de ventas fulfillment Janis, se expandió a través de Latinoamérica y en 2019 plantó bandera en Barcelona, España, con su nueva sede de operaciones y su primer y desafiante cliente: la cadena de grocery Ametller Origen.
“Ametller manejaba antes de la pandemia unos 600 pedidos por semana. Cuando se cerró la circulación debido al avance del COVID-19, las ventas comenzaron a crecer en forma exponencial y se generaron 1200 pedidos, ¡por día!”, revela el PMO de Fizzmod y Janis.
“Afortunadamente, gracias al manejo ágil del proyecto pudimos controlar y ofrecer las herramientas necesarias para sostener ese nivel de demanda. Se priorizaron las distintas tareas en base a lo que necesitaba el negocio en ese momento y se lograron los objetivos con éxito”, concluye.